This agreement is incorporated by reference (where applicable and subject to any express agreement to the contrary) into agreements for the provision of services where ASK4 Solutions Limited, ASK4 Business Limited or ASK4 Data Centres Limited, as detailed in your agreement or order for the provision of services, (“ASK4”) act as a Processor. It does not apply where Parcel Safe Place Limited acts as a Data Processor where the data processing agreement here applies.

O presente acordo não se aplica quando a ASK4 Limited ou outras empresas do grupo ASK4 prestam serviços de Internet residenciais ou geridos, actuando como o responsável pelo tratamento.

Definições

"Responsável pelotratamento", "Titular dos dados", "Dados pessoais", "Subcontratante" e "Subcontratante" têm os significados que lhes são atribuídos ao abrigo da legislação aplicável em matéria de privacidade e proteção de dados;

Por "Cliente" entende-se a pessoa contratada pela ASK4 para a prestação dos Serviços;

"Dados pessoais do cliente" tem o significado que lhe é atribuído no ponto 2.1 do presente acordo;

"Apêndice de Processamento" significa o anexo ao presente acordo que estabelece os pormenores do Processamento envolvido na prestação dos Serviços;

"Leis de Privacidade e Proteção de Dados" significa a legislação aplicável que protege os dados pessoais e a privacidade das pessoas singulares, incluindo, em particular, o RGPD do Reino Unido, a Lei de Proteção de Dados de 2018 e os Regulamentos de Privacidade e Comunicações Eletrónicas (Diretiva CE) de 2003 (SI 2426/2003), juntamente com quaisquer orientações vinculativas aplicáveis e códigos de práticas emitidos periodicamente pelas autoridades de supervisão relevantes;

"Incidente de segurança" significa uma violação da segurança da ASK4 que conduza à destruição acidental ou ilegal, perda, alteração, divulgação não autorizada ou acesso aos Dados Pessoais do Cliente;

"Serviços" significa o apoio informático, o alojamento, a colocação em centros de dados, as telecomunicações ou outros serviços fornecidos ao Cliente pela ASK4;

"RGPD do Reino Unido" tem o significado que lhe é atribuído na secção 3(10) (tal como complementada pela secção 205(4)) da Lei de Proteção de Dados de 2018; e

"Incidente de segurança mal sucedido" significa um incidente que não resulta em acesso não autorizado aos Dados Pessoais do Cliente e pode incluir, sem limitação, pings e outros ataques de difusão a firewalls ou servidores de extremidade, análises de portas, tentativas de início de sessão mal sucedidas, ataques de negação de serviço, sniffing de pacotes (ou outro acesso não autorizado a dados de tráfego que não resulte em acesso para além dos cabeçalhos) ou incidentes semelhantes.

1. Âmbito e funções
1.1 Este acordo aplica-se apenas quando os Dados Pessoais são processados como parte da prestação dos Serviços pelo Cliente ("Dados Pessoais do Cliente").
1.2 A ASK4 actuará como Processador ou Subprocessador do Cliente, que poderá atuar como Controlador ou Processador relativamente aos Dados Pessoais do Cliente.

2. Processamento de dados
2.1 Este acordo e o Anexo de Processamento constituem as Instruções escritas do Cliente à ASK4 para o Processamento de Dados Pessoais que, para evitar dúvidas, se limitarão ao Processamento necessário para a prestação dos Serviços ("Instruções de Processamento").
2.2 O Cliente não emitirá Instruções de Processamento adicionais ou alternativas para alterar o âmbito deste acordo, salvo acordo em contrário com a ASK4.
2.3 O Cliente garante que: (a) as Instruções de Processamento; (b) a recolha de Dados Pessoais do Cliente; e (c) sujeito ao cumprimento deste acordo por parte da ASK4, o Processamento dos Dados Pessoais do Cliente cumpre cada uma das Leis de Privacidade e Proteção de Dados. O Cliente é o único responsável por fornecer qualquer informação de processamento justo sobre o Processamento da ASK4 aos seus funcionários ou outros Titulares de Dados relevantes.

3. Confidencialidade dos Dados Pessoais do Cliente
3.1 A ASK4 manterá a confidencialidade dos Dados Pessoais do Cliente e não acederá nem utilizará, nem divulgará a terceiros, quaisquer Dados Pessoais do Cliente, exceto, em cada caso, conforme necessário para manter ou fornecer os Serviços, ou conforme necessário para cumprir a lei ou uma ordem válida e vinculativa de um organismo de aplicação da lei, governamental ou judicial (tal como uma intimação ou ordem judicial). Se um órgão governamental enviar à ASK4 um pedido de Dados Pessoais do Cliente, a ASK4 tentará redirecionar o órgão governamental para solicitar esses dados diretamente ao Cliente. Como parte deste esforço, a ASK4 poderá fornecer as informações básicas de contacto do Cliente ao órgão governamental. Se for obrigada a divulgar os Dados Pessoais do Cliente a um organismo governamental, a ASK4 (sempre que legalmente permitido) notificará o Cliente com uma antecedência razoável da exigência, de modo a permitir que o Cliente procure obter uma ordem de proteção ou outra solução adequada.

4. Segurança do Processamento de Dados
4.1 A ASK4 fornecerá garantias suficientes de que implementou todas as medidas técnicas e organizacionais necessárias ou adequadas para assegurar um nível de segurança adequado ao risco.
4.2 As partes reconhecem e concordam que o Cliente é obrigado a cooperar com as medidas de segurança da ASK4 e não contornará ou deixará de seguir qualquer dos processos de segurança da ASK4.
4.3 Como a ASK4 não tem conhecimento, ou tem conhecimento limitado, dos Dados Pessoais do Cliente, o Cliente é o único responsável por qualquer: (a) pseudonimização e encriptação para garantir um nível de segurança adequado; (b) medidas para garantir a confidencialidade, integridade, disponibilidade e resiliência contínuas dos sistemas e serviços de processamento que estão a ser operados pelo Cliente; (c) medidas que permitam ao Cliente efetuar cópias de segurança e arquivar adequadamente, de modo a restabelecer a disponibilidade e o acesso aos Dados Pessoais do Cliente de forma atempada em caso de incidente físico ou técnico; e (d) processos para testar, apreciar e avaliar regularmente a eficácia das medidas técnicas e organizacionais implementadas pelo Cliente (mas a ASK4 deverá garantir que testa regularmente a eficácia das suas medidas de segurança).

5. Subprocessamento
5.1 O Cliente concorda que a ASK4 pode utilizar Subprocessadores indicados no Apêndice de Processamento para cumprir as suas obrigações contratuais de prestação dos Serviços.
5.2 Se a ASK4 contratar qualquer novo Subprocessador para realizar actividades de processamento dos Dados Pessoais do Cliente em nome do Cliente, a ASK4 notificará ou fornecerá ao Cliente um mecanismo para obter notificação dessa atualização. Se o Cliente se opuser a um novo Subcontratante no prazo de 14 dias a contar da notificação pela ASK4, o Cliente e a ASK4 discutirão de boa-fé uma forma de resolver as preocupações do Cliente, desde que, se o Cliente tiver motivos razoáveis para se opor que não possam ser resolvidos pela ASK4 num prazo razoável a contar da data da objeção, poderá rescindir o contrato de prestação de serviços mediante notificação escrita à ASK4 com 14 dias de antecedência. Exceto conforme estabelecido no presente contrato, em caso de emergência, ou conforme autorizado pelo Cliente, a ASK4 não permitirá que qualquer Subcontratante efectue actividades de processamento dos Dados Pessoais do Cliente em nome do Cliente.
5.3 A ASK4 restringirá o acesso de todos os Subcontratantes aos Dados Pessoais do Cliente na medida do necessário para manter os Serviços ou para prestar os Serviços ao Cliente e proibirá os Subcontratantes de acederem aos Dados Pessoais do Cliente para qualquer outro fim.
5.4 A ASK4 celebrará um contrato por escrito com o Subcontratante e, na medida em que o Subcontratante execute os mesmos serviços de processamento de dados que são prestados pela ASK4 ao abrigo do presente contrato, a ASK4 imporá ao Subcontratante as obrigações contratuais equivalentes às que a ASK4 tem ao abrigo do presente contrato e a ASK4 continuará a ser responsável pelo cumprimento das obrigações do presente contrato e por quaisquer actos ou omissões dos Subcontratantes que levem a ASK4 a violar qualquer das obrigações da ASK4 ao abrigo do presente contrato.

6. Direitos dos Titulares dos Dados
6.1 Tendo em conta a natureza dos Serviços, a ASK4 aconselha o Cliente a implementar os seus próprios processos para garantir o cumprimento das suas obrigações para com os Titulares dos Dados. A ASK4 deverá, mediante pedido por escrito, prestar assistência ao Cliente no cumprimento das suas obrigações para com os Titulares dos Dados, tendo em conta a natureza do tratamento e as informações de que dispõe, desde que as obrigações da ASK4 para com o Cliente no que respeita a quaisquer pedidos de acesso dos Titulares dos Dados sejam limitadas ao mínimo exigido ao abrigo das Leis de Privacidade e Proteção de Dados e que toda a responsabilidade pelos pedidos de acesso dos Titulares dos Dados continue a ser do Cliente.
6.2 Se um Titular dos Dados contactar a ASK4 para corrigir ou apagar os seus Dados Pessoais, a ASK4 envidará esforços comercialmente razoáveis para encaminhar esses pedidos para o Cliente.

7. Notificação de Violação de Segurança
7.1 A ASK4 irá: (a) notificar o Cliente de um Incidente de Segurança sem atrasos indevidos após tomar conhecimento do Incidente de Segurança; e (b) tomar medidas razoáveis para mitigar os efeitos e minimizar quaisquer danos resultantes do Incidente de Segurança.
7.2 O Cliente concorda que um Incidente de Segurança mal sucedido não estará sujeito ao presente parágrafo 8.
7.3 A obrigação da ASK4 de comunicar ou responder a um Incidente de Segurança ao abrigo do presente parágrafo 8 não é e não será interpretada como um reconhecimento pela ASK4 de qualquer culpa ou responsabilidade da ASK4 relativamente ao Incidente de Segurança.
7.4 Para ajudar o Cliente em relação a quaisquer notificações de violação de Dados Pessoais que o Cliente seja obrigado a efetuar ao abrigo das Leis de Privacidade e Proteção de Dados aplicáveis, a ASK4 incluirá na notificação prevista no n.º 1 as informações sobre o Incidente de Segurança que a ASK4 possa razoavelmente divulgar ao Cliente, tendo em conta a natureza dos Serviços, as informações de que a ASK4 dispõe e quaisquer restrições à divulgação das informações, tais como a confidencialidade.

8. Certificações e auditorias ASK4
8.1 A ASK4 disponibilizará a sua certificação ISO 27001 mediante pedido.
8.2 A ASK4 recorre a auditores externos para verificar a adequação das suas medidas de segurança. Esta auditoria: (a) será realizada pelo menos uma vez por ano; (b) será realizada de acordo com as normas ISO 27001 ou outras normas alternativas que sejam substancialmente equivalentes à ISO 27001; (c) será realizada por profissionais de segurança independentes, seleccionados e pagos pela ASK4; e (d) resultará na elaboração de um relatório de auditoria ("Relatório"), que será informação confidencial da ASK4.
8.3 A pedido escrito do Cliente, a ASK4 deverá (desde que as partes tenham em vigor um acordo de não divulgação aplicável), à sua discrição: (a) fornecer ao Cliente uma cópia do Relatório para que o Cliente possa verificar, de forma razoável, o cumprimento pela ASK4 das suas obrigações ao abrigo do presente acordo; ou (b) mediante aviso prévio razoável e não mais do que uma vez num período de 12 meses, permitir que o Cliente efectue uma auditoria supervisionada em horas.

9. Avaliação de Impacto de Privacidade e Consulta Prévia
9.1 Tendo em conta a natureza dos Serviços e a informação disponível para a ASK4, a ASK4 prestará assistência razoável ao Cliente, sempre que necessário, para que o Cliente cumpra quaisquer obrigações relativas a avaliações de impacto de proteção de dados e consultas prévias exigidas nos termos das Leis de Privacidade e Proteção de Dados aplicáveis.

10. Transferências
10.1 Qualquer transferência de dados para fora do Reino Unido deverá ocorrer em conformidade com o RGPD do Reino Unido, de modo a que a ASK4 garanta que o país para onde os dados são transferidos assegura um nível de proteção adequado ou a ASK4 utilizará cláusulas contratuais-tipo para garantir um nível de proteção adequado.

11. Devolução ou eliminação dos Dados Pessoais do Cliente
11.1 Os Serviços geralmente: (a) fornecem ao Cliente controlos que o Cliente pode utilizar para recuperar ou eliminar os Dados Pessoais do Cliente; ou (b) permitem que o Cliente mantenha o controlo sobre o seu acesso e eliminação dos Dados Pessoais do Cliente. A ASK4, mediante pedido por escrito, envidará esforços comercialmente razoáveis para ajudar o Cliente a recuperar ou apagar os Dados Pessoais do Cliente.
11.2 A ASK4 cessará o tratamento dos Dados Pessoais do Cliente, imediatamente após a cessação ou expiração da prestação dos Serviços e (a menos que a ASK4 tenha um interesse legítimo em reter os Dados Pessoais do Cliente ou seja legalmente obrigada a reter os Dados Pessoais do Cliente), por opção do Cliente, devolverá ou apagará de forma segura os Dados Pessoais do Cliente.

APÊNDICE DE PROCESSAMENTO

Objeto: O objeto do tratamento de dados ao abrigo do presente acordo são os Dados Pessoais do Cliente.

Duração do tratamento: Entre a ASK4 e o Cliente, a duração do tratamento de dados é a duração da prestação dos Serviços.

Objetivo: O objetivo do Processamento é a prestação dos Serviços iniciados pelo Cliente de tempos a tempos. É da responsabilidade do Cliente informar a ASK4 de quaisquer outras finalidades do Processamento e de quaisquer alterações a esta natureza ou finalidade.

Natureza do tratamento: Computação, armazenamento, suporte informático e outros serviços descritos na encomenda do Cliente ou iniciados pelo Cliente de tempos a tempos.

Tipo de dados pessoais do cliente: Nome do funcionário, informações de contacto, função (incluindo permissões) e informações técnicas (tais como informações sobre consultas de apoio que podem ou não ser dados pessoais) relacionadas com o Serviço que está a ser fornecido. Os Dados Pessoais do Cliente carregados para os Serviços quando são fornecidos Serviços de alojamento ou armazenamento. Quando tais Serviços são fornecidos, é da responsabilidade do Cliente informar a ASK4 sobre os tipos de Dados Pessoais do Cliente a serem processados e sobre quaisquer alterações a estes tipos de dados.

Categorias de titulares de dados: Os Titulares dos Dados podem incluir os clientes, funcionários, fornecedores e utilizadores finais do Cliente. É da responsabilidade do Cliente informar a ASK4 de quaisquer outras categorias de Titulares de Dados a quem os Dados Pessoais do Cliente se referem, e de quaisquer alterações a estas categorias.

Subprocessadores:

  • Zendesk, Inc - como fornecedor da nossa plataforma de emissão de bilhetes de primeira linha, onde prestamos apoio a soluções de TI
  • Datto, Inc - como fornecedor da nossa plataforma de emissão de bilhetes de segunda linha, onde damos apoio às soluções de TI
  • TeamViewer Germany GmbH - como fornecedor do software informático de acesso e controlo remotos que utilizamos quando prestamos apoio a soluções informáticas
  • DRD Communications Ltd (como adquirente da Inclarity Communications Limited (sedeada no Reino Unido) - onde são prestados serviços VoiP
  • Gamma Telecomm Limited (sedeada no Reino Unido) - onde são fornecidos os serviços VoiP
  • O fornecedor grossista de linhas de telecomunicações - onde são fornecidos os serviços de linhas de aluguer (este dado será fornecido na encomenda ou a pedido)
  • A Formagrid, Inc. fornece o Airtable - que utilizamos como software de processos empresariais
  • Aspire Community Enterprise (Sheffield) Ltd - para a destruição segura de equipamento elétrico
  • Utopi Limited - onde fornecemos contadores inteligentes e relatórios ESG associados através da plataforma e equipamento Utopi
  • Workleap Platform Inc - as the provider of ShareGate if we are engaged to move bulk data such as SharePoint migrations
  • NinjaOne, LLC - as the provider of our Remote Monitoring and Management platform

NOTA: A ASK4 pode revender soluções de software fornecidas por terceiros como parte dos serviços (por exemplo, produtos Microsoft). O EULA/Acordo de Cliente relevante (e quaisquer anexos de processamento de dados ou similares incorporados no mesmo) entre o Cliente e o Fornecedor aplicar-se-á ao processamento de dados pessoais, e não este acordo.

Atualização: Este acordo foi atualizado em 19 de agosto de 2024 para incluir a utilização do Zendesk. Esta atualização funciona como um aviso ao abrigo da cláusula 5.2 e os Clientes têm até 2 de setembro de 2024 para exercerem os seus direitos ao abrigo da cláusula 5.2 do presente acordo.

Update: This agreement was updated on 14 August 2026 to include the use of Workleap Platform Inc and Ninja One. This update acts as notice under clause 5.2 and Customers have until 28 Aug 2024  to exercise their rights under clause 5.2 of this agreement.