À luz dos conselhos do governo após o surto de coronavírus, muitas empresas prepararam-se para trabalhar em casa. Analisamos algumas das soluções de TI que garantem que a sua equipa tem tudo o que precisa para fazer o seu trabalho de forma eficiente e segura.
No passado, muitos empresários mostraram-se relutantes em mudar para o trabalho em casa ou à distância, mas a atual situação de emergência sanitária pode ter-lhes deixado pouca escolha. A médio prazo, esperamos também que muitas mais empresas se juntem àquelas que já fizeram a transição para o trabalho em casa. No entanto, o teletrabalho não é algo que deva preocupar, desde que o seu pessoal disponha das ferramentas adequadas para poder fazer o seu trabalho. Ter um bom portátil ou PC com uma ligação fiável à Internet é um dado adquirido, mas há outras soluções informáticas que são necessárias para um trabalho eficaz e seguro...
Office 365
Em termos de trabalho remoto, existem algumas funcionalidades realmente úteis do Office 365 especificamente concebidas para tornar o trabalho à distância mais rápido e fácil. Os Sites de Equipa permitem que várias pessoas colaborem em documentos e pastas. Pode ver registos de tempo, ver quem fez alterações e editar permissões sem estar no mesmo local. O Office 365 também inclui a funcionalidade de correio eletrónico (que tem as suas utilizações óbvias), mas existem outras ferramentas de comunicação, como o Skype (que substituiu o Lync) e o Teams, que facilitam a comunicação entre os funcionários. Algumas licenças do Office 365 permitem a instalação em até 5 telemóveis, 5 tablets e 5 PCs ou Macs por utilizador, pelo que, se estiver a utilizar um dispositivo doméstico ou se lhe tiver sido dado um portátil especificamente para trabalhar a partir de casa, poderá instalar o Office nesse dispositivo sem pagar uma nova licença.
VPNs
Uma rede privada virtual (VPN) é um túnel que permite o acesso a ficheiros internos a partir de uma localização remota, como se estivesse no escritório. Os utilizadores iniciam sessão na sua conta e podem depois aceder à rede da empresa a partir de qualquer local com acesso à Internet. Os túneis VPN modernos são fortemente encriptados, pelo que não precisa de se preocupar com a possibilidade de alguém bisbilhotar os seus dados.
Encriptação do disco rígido
Uma vez que os indivíduos são responsáveis pela sua tecnologia de trabalho enquanto trabalham a partir de casa, existe um risco acrescido de perda ou roubo de dispositivos ou computadores portáteis. O custo do hardware é uma coisa, mas a perda de dados é potencialmente devastadora para empresas de todas as dimensões. Pode tomar precauções encriptando os discos rígidos dos computadores portáteis da empresa e quaisquer ficheiros importantes que estejam a ser utilizados nos dispositivos dos funcionários. Se os utilizadores estiverem a utilizar dispositivos pessoais, a encriptação deve ser aplicada numa política de TI da empresa. Se armazenar dados da empresa em computadores portáteis utilizados para trabalhar a partir de casa, o Windows 10 inclui um programa de encriptação integrado chamado Bitlocker, que é bastante simples de configurar.
Telefones IP
Se a sua empresa tiver um sistema telefónico interno, poderá fazer e receber chamadas como se estivesse no escritório. Para tal, basta configurar um aparelho telefónico em casa utilizando uma VPN ou um encaminhamento pela Internet. As chamadas para o seu número profissional podem ser atendidas fora do escritório e transferidas para outros membros do pessoal que também estejam a trabalhar a partir de casa. Alguns sistemas telefónicos também têm a opção de configurar o reencaminhamento de chamadas, para que possa redirecionar as chamadas do seu telefone de secretária para o seu telemóvel.
Serviços de Ambiente de Trabalho Remoto
Estes tipos de serviços permitem aos utilizadores assumir o controlo de um computador remoto ou de uma máquina virtual através de uma ligação de rede. O Windows vem com o Ambiente de Trabalho Remoto já instalado, mas existem outros serviços disponíveis, como o LogMeIn. Alguns programas são demasiado intensivos para serem utilizados através de uma VPN, mas os Serviços de Ambiente de Trabalho Remoto permitem-lhe ligar-se a outra máquina e executar o programa a partir daí.
Cópia de segurança remota de dados
Os serviços de cópia de segurança remota recolhem todos os dados armazenados no seu dispositivo e efectuam cópias de segurança num local seguro todas as noites (ou numa altura conveniente). Porque é que as cópias de segurança são úteis? Analisamo-lo em pormenor aqui, mas, como já foi referido, o risco acrescido de roubo ou danos acidentais deixa os seus dados vulneráveis. Se os seus funcionários tiverem a cópia de segurança remota de dados activada, mesmo que o hardware seja roubado, os seus ficheiros estarão disponíveis na nuvem.
Esta mudança em larga escala para o trabalho a partir de casa não tem de ser perturbadora e, de facto, pode levar a uma força de trabalho muito mais flexível, eficiente e dinâmica no futuro. A ASK4 Solutions está apta a fornecer e aconselhar todas as soluções de TI remotas acima referidas para facilitar a sua transição e a da sua equipa para o trabalho a partir de casa. Se pretender obter mais informações sobre a forma de as implementar na sua empresa, contacte-nos.
